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时事通讯

本季刊简讯旨在分享有关如何驾驭yl34511线路中心大学财务系统和流程的技巧、提供法学院政策的最新动态以及宣传财务人员提供的培训的指南。请使用下面的链接访问过去的新闻通讯。

第 5 期

2025 年 7 月 11 日

 

值得注意的新闻

2025 财年年底日历

yl34511线路中心的财政年度为 9 月 1 日至 8 月 31 日。因此，夏季的到来带来了许多重要的日期和截止日期。您可以找到yl34511线路中心发布的 25 财年年终截止日历这里。该日历提供了会计、应付账款、审计、预算、工资和采购的重要 25 财年年终日期。

如果您对日历上报告的信息有任何疑问，请联系您指定的财务分析师。 

 

网络钓鱼尝试通知

薪资和 AP 银行欺诈

最近出现了欺诈性网络钓鱼诈骗，攻击者旨在通过访问 Workday 帐户和更改银行详细信息来重新路由薪水。在某些情况下，他们还可以访问受害者的电子邮件，设置过滤器以删除有关银行信息更改的任何通知。yl34511线路中心大学的调查正在进行中，但攻击者似乎通过网络钓鱼电子邮件取得了一些成功，这些电子邮件要求收件人单击yl34511线路中心大学单点登录页面上与工作相关的任务的链接。然而，该链接会指向一个虚假页面，诱骗受害者输入密码和 Duo 一次性代码（可以通过短信或 Duo 应用程序接收）。 

请保持警惕。如果您意外收到批准 Duo 请求或 Duo 密码请求的提示，请务必小心，尤其是在您不常用的情况下。检查您的 PeopleSync/Workday 设置以验证准确的银行信息。如果您怀疑自己已成为此攻击或任何类似攻击的受害者，请联系security@nyu.edu和helpdesk@law.nyu.edu。 

 

采购订单诈骗

此外，据报告，电子邮件网络钓鱼诈骗涉及声称来自yl34511线路中心大学的采购订单和报价/建议请求。如果您收到来自除以外的域的报价请求、在线查询或电子邮件nyu.edu，这是欺诈行为。请立即通过向我们的采购部门报告任何可疑活动AskFinanceLink@nyu.edu。 

 

人员配置更新

上个月，我们的团队迎来了两位苦乐参半的离职者：副院长兼首席财务官 Kate Polson 和高级财务分析师 Joshua Statland。他们的贡献是巨大的，对我们的使命至关重要。我们会非常想念他们。 

 

保持联系

请访问财务管理办公室网站获取更多资源，并与您所在地区的教师、管理人员和工作人员分享此简讯。如果您有疑问，可以通过以下方式联系我们law.finance@nyu.edu。夏天快乐！

第 4 期

金融焦点

2025 年 3 月 4 日星期四

来自财务部的消息

感谢您参与 2025-26 年度预算编制流程。这是工作人员、管理人员和教师之间的共同努力。您的贡献和见解对于法学院保持持续的财务稳定发挥着至关重要的作用。预算周期是我们团队最繁忙的季节，虽然我们的团队继续致力于将收集到的数据整合到更广泛的法学院预算中，但我们要承认，如果没有您，我们根本无法做到这一点。 – 塔米·邓

值得注意的新闻

合同+：供应商合同计划

2025 年 1 月 27 日，采购和应付账款团队 (P2P) 更新了大学的合同流程，旨在提高yl34511线路中心大学的合同效率。请参阅下文了解更新概述。

1。关于合同和采购订单的明确指导

  • 不需要合同，可以为 10,000 美元以下的服务和 100,000 美元以下的货物/设备采购创建采购订单 (PO)。仅 PO 参与的示例可以在本页的第四张幻灯片中找到幻灯片。 

2。基于风险的合同审查

  • 新风险矩阵 不仅可以帮助您更好地了解合同的风险级别（低、中或高），还可以了解您的合同需要多长时间才能得到全面审核。 

3。扩展的可用合同模板

  • 以前的独立承包商协议 (ICA) 已停用。更多标准化模板 例行协议的引入，消除了耗时的法律和保险审查的需要。 

4。 IT 评估集成

  • P2P 已自动将与 IT 相关的合同请求发送给相关的yl34511线路中心大学 IT 团队，以完成一个IT 评估在需要时确保遵守网络安全、隐私和数字无障碍标准。

5。更新的保险审查流程

  • 以前的保险修改/豁免请求流程已停用。现在在合同请求审查过程中评估保险要求。
  • 供应商入职期间的保险凭证 (COI) 收集流程已停用。现在仅针对高风险和选定的中等风险活动收集 COI。 

6。改进的合同申请表

  • 更新后的标准合同申请表可确保更快、更智能地进行审批。此外，更新后的表格允许请求者在用于创建新合同的同一页面上修改和续订现有合同。

 

预算更新

预算流程仍在继续，拟议预算尚未获得批准。在 2025 年 3 月至 5 月期间，将向院长、yl34511线路中心、法学院基金会预算委员会和董事会提交报告，以供审查和批准。一旦获得领导层的完全批准，我们将与您联系更新。 

那些在 1 月 24 日截止日期之前提交预算输入表格的人可以参加我们的法律金融抽奖活动。我们很高兴地宣布获胜者是Anat Carmy-Wiechman，波拉克法律与商业中心副主任！恭喜！

 

常见问题解答

问：我需要为即将举行的活动预订酒店房间。我的房间区块协议需要提交给 Contracts+ 吗？
答：是的，将分房协议上传到Contracts+，合同处理完毕、发送签名并经双方签字后，就会进入已执行状态，此时您可以提交付款申请（或支付卡）。 

问：我需要yl34511线路中心提供的更新后的 W-9 表格和免税表格。我从哪里可以获得这些文件？ 
A：将免税表格请求发送至askfinancelink@nyu.edu 包含需要的个人和公司的完整联系信息。还包括供应商需要它的原因的解释。表格发送后，您应该会收到通知。 

 

财务办公时间（有任何问题都可以向我们询问！）

我们将继续每两周提供一次非正式办公时间，供您以虚拟方式前来提问。请参加我们的下一场会议。 

2025 年 3 月 19 日星期三
下午 3:00–4:00
缩放链接：https://nyu.zoom.us/j/92241154040 

 

保持联系

请访问财务管理办公室网站以获取更多资源，并与您所在地区的教职员工、管理人员和工作人员分享此简讯。如果您有疑问，可以通过 law.finance@nyu.edu 联系我们。 

问题 3

财务焦点

2024 年 12 月 13 日星期五

来自财务部的消息

尊敬的同事们，财务办公室已启动 2026 财年预算流程！我们的办公室依赖于您对这一过程的积极参与，这有助于我们制定预算以有效支持学校的持续运营。今年，我们还将努力识别新的财务和运营风险，并采取策略尽可能减轻其影响。我们期待与您和您的团队合作，定义和完善学校的财务优先事项。 –凯特·波尔森

 

值得注意的新闻

预算投入

为了协助预算流程，每个单位都会收到 Excel 格式的预算模板，以完成 2025 财年预测和 2026 财年预算。您的财务分析师将与您讨论人员预测，以了解您当前的变化和需求。各单位负责将非人员预测输入到模板中。只要总数保持在预算上限内，您就可以在帐户之间重新分配预算。 

请各部门提交等于 2025 财年预算或 2024 财年实际预算（以较高者为准）的 2026 财年预算。对于那些中心和机构的预算，该过程更加广泛，包括现有资金余额和收入预测。

对于想要在寒假之前检查预算模板的单位，请尽快联系您的财务分析师。
 

预算时间表

·       12 月 5 日，星期四：向预算负责人分发预算备忘录

·       12 月 13 日星期五：预算所有者确认预算提交联系人的截止日期

·       1 月 6 日当周：模板发送给指定联系人

·       1 月 6 日、13 日和 20 日这几周：财务办公室可以开会讨论 2026 财年预算提交情况

·       1 月 24 日星期五：向财务办公室提交预算的截止日期**

**所有提交内容均于 1 月 24 日之前完成第抽奖活动将有截止日期！我们将在二月联系获奖者！**  
 

预算预期和更新

1。      指定联系人应完成预算模板，并在指定截止日期或之前将其返回给您的财务分析师。

2。      指定联系人应及时回复财务分析师的电子邮件。

3。      PLUTUS 不再用于预算提交。该系统已过时，并且 IT 部门未积极维护。如果您使用 PLUTUS 监控全年支出，我们强烈建议您改用 UDW+ 以获得可靠的财务报告。
 

合同+：修改、续订或终止

合同签署并执行后，可能需要修改、延期、续签或终止合同。有关如何调整现有合同的更多信息，请查看我们的合同+操作流程指南！如果您需要进一步帮助，请发送电子邮件至law.finance@nyu.edu关于此过程。yl34511线路中心计划于 2025 年 1 月发布网站，提供有关整体合同流程的更多信息，敬请关注！ 
 

财务办公时间（有任何问题都可以向我们询问！）

我们继续每两周提供一次非正式的办公时间，供您虚拟访问并提出问题。请在我们的下一次会议上访问我们！ 

·       12 月 18 日星期三

·       下午 3:00–4:00

·       缩放链接：https://nyu.zoom.us/j/92241154040 

 

节日快乐！ 

感谢您在过去一年中的合作与伙伴关系。  向您致以最诚挚的祝福，期待2025年与您合作！ 

问题 2

财务焦点

2024 年 9 月 24 日星期二

来自财务部的消息

您好，欢迎来到 2025 财年！我们很高兴与您一起开启新的学年。现在是刷新并展望未来的最佳时机。在本期中，我们将分享一些提示，以帮助您审查和维护 25 财年预算，因为这些预算制定已经有一段时间了。如果您去年有任何不需要的采购订单，请检查并关闭，以免它们耗尽预算。无论您的目标是减少支出、扩大资金来源，还是只是需要更好地处理预算管理，我们都会为您提供帮助。祝您在财务上和其他方面都取得成功。 – 苏珊·弗林特

值得注意的新闻

2025 财年预算

25 财年预算现在可以在 UDW+ 中查看。如果您还没有访问 UDW+ 的权限，请注册并完成FIN 800：UDW+ 财务仪表板和报告简介在iLearn。您的数据访问权限基于您当前的 Chartfield 安全性，您必须通过填写来请求该安全性Chartfield 访问授权表。完成培训后，您将在 3 个工作日内获得访问 UDW+ 中的标准财务仪表板和报告的权限。以下是保持年度预算范围内的提示：

  • 查看每月报告并监控实际情况
  • 在获得新的资金来源（即赠款、礼物或赞助）时进行沟通
  • 预先计划活动以避免附加费用和付款延迟
  • 传达人事变动
     

同意：支持文档

为确保及时支付 Concur 费用报告，附上完整的证明文件至关重要。始终包含以下信息：

  • 带有购买证明的明细收据
  • 明确的业务理由
  • 会议议程或会议出席注册确认
  • 航空和铁路旅行的登机牌
     

财务办公时间（有任何问题都可以向我们询问！）

标记您的日历！从 2024 年 10 月 16 日开始，财务团队将提供办公时间，这是一个非正式的机会，让您可以虚拟地拜访并就财务流程问题（即 Concur、i-Buy、Contracts+、保险、UDW+）提出建议。

常见问题解答

问：我正在提交 Concur 报销费用报告，但我丢失了收据。我该怎么办？

答：如果您丢失或没有收到收据，您将需要填写缺少收据宣誓书同意。 

问：我什么时候必须将供应商的发票通过电子邮件发送至nyuinvoices@nyu.edu付款流程？ 

答：提交非目录采购订单需要用户通过电子邮件将发票发送至nyuinvoices@nyu.edu 在创建付款凭证之前。对于所有其他类型的付款表格（即目录项打孔、标准付款申请表格，例如法律、酬金、宾客旅行/报销），发票将自动处理。 

问：我什么时候必须将供应商的发票通过电子邮件发送至 nyuinvoices@nyu.edu 以进行付款流程？

答：提交非目录采购订单需要用户在创建付款凭证之前通过电子邮件将发票发送至 nyuinvoices@nyu.edu。对于所有其他类型的付款形式（即目录项目打孔、法律、酬金、宾客旅行/报销），发票将自动处理。

问：在准备报销报告时，我在 Concur 中看到橙色和红色警报。我该怎么办？

答：橙色警报是一种软警告，表明可能需要采取措施，但不会阻止用户提交报告。红色警报是硬停止，需要在继续之前采取纠正措施。警报的常见原因包括：

  • 选择杂项费用类型。选择最相邻的描述，而不是杂项，以避免审核延迟。
  • 提交 60 天前发生的费用需要法律财务办公室的预先批准备忘录。
     

保持联系

 

请访问财务管理办公室网站。您可以找到有关采购服务的汇总信息并搜索您的指定的财务分析师.

请与您所在地区的教职员工、管理人员和工作人员分享此简讯。如果您有任何疑问，可以通过以下方式联系我们law.finance@nyu.edu.

问题 1

财务焦点

2024 年 7 月 15 日星期一

首席财务官致辞

亲爱的同事们：

欢迎来到财经焦点！我们很高兴分享财务管理办公室的首份季度通讯。我们将使用本指南分享有关如何浏览yl34511线路中心大学财务系统和流程的提示，提供法学院政策的最新信息，并宣传我们财务人员提供的培训。我希望您觉得这份时事通讯很有用，并鼓励您为未来的版本提出建议！ –凯特·波尔森，助理院长兼首席财务官

值得注意的新闻

合同+
Contracts+ 是yl34511线路中心大学用于创建、维护和管理供应商合同的系统。所有合同在执行之前都必须提交到 Contracts+ 中，供yl34511线路中心大学采购团队和/或yl34511线路中心大学风险管理和保险团队审核。要熟悉 Contracts+，请查看我们新创建的合同+操作流程指南!

差旅费 (SAP Concur)
去年，yl34511线路中心推出了新的差旅和费用 (SAP Concur) 计划，该计划整合了我们预订差旅、提交和批准费用以及核对支付卡的方式。请注意以下几点：

CTA 和 P 卡调节必须在每月的第四个日历日之前提交以供审核。 7 月 8 日，实施了多项新更新：

  • 超过 60 天的费用现在必须包含理由说明。这些报告将由您的财务官员审核，并且备忘录将不再用于例外情况。无正当理由超过 60 天的费用可能会被征税。
  • Concur Detect by Oversight（“Detect”）审核平台现已重新启用。 Detect 是一种人工智能驱动的解决方案，将用于审核与旅行和费用相关的交易。
  • 如果在预付款监控期间 Detect 发现审核结果，用户将收到来自的电子邮件nyu@audit.concursolutions.com附有注释，详细说明了报告被发回的原因以及重新提交报告之前所需采取的措施。如果在付款后监控期间在“检测”中发现审计结果，结果将与财务官员共享以确定适当的解决方案。

请访问yl34511线路中心的差旅和费用网页和差旅和费用政策获取最新指南和资源。

 

保持联系

你看到改版了吗财务管理办公室网站？您现在可以找到有关采购服务的汇总信息并搜索为您指定的财务分析师。请与您所在地区的教职员工、管理人员和工作人员分享此新闻通讯。请继续关注内部临时培训课程的时间表。请发电子邮件law.finance@nyu.edu您的问题和建议！

年终提醒
财政年度结束日期为 8 月 31 日。请在我们的上查找包含关键截止日期和提交日期的年终日历网站在重要链接部分。

常见问题解答

问：我不小心使用yl34511线路中心大学的一张支付卡进行了个人购买。我应该怎么做才能纠正这个错误？
答：写一张支票，抬头为yl34511线路中心大学，并将其亲手交给位于达戈斯蒂诺大厅 234 室财务办公室的刘子杰。请注明费用记入的 Chartfield。我们的办公室将存入支票并向您提供存款收据副本，以便在 Concur 中上传和对账。

问：yl34511线路中心大学中心大学网站上的财务流程让我不知所措。法学院有专门的版本吗？
答：财务团队正在编写一份财务运营手册，该手册将总结财务信息和流程，并提供有关如何浏览yl34511线路中心大学财务系统的分步指导。该手册将在即将到来的财政年度向整个法学院社区提供！